Особенности оформления авансовых отчётов

Зачастую при оформлении авансового отчета бухгалтеры могут столкнуться с рядом различных трудностей, зачастую связанных с теми, кто тратит деньги, которые выдаются по таким отчетам. Чаще всего возникают сложности с неправильным хронологическим порядком подтверждающих документов.

Поясним. Предположим, что приказом руководителя предприятия установлен перечень тех лиц, которые имеют право на получение авансового платежа. Как правило, эти средства могут быть потрачены за месяц. В начале отчетного месяца бухгалтерия выдает этим лицам наличные средства на цели, которые разрешены.

В регионах часто бывает так, что предприятие имеет сразу несколько филиалов, оторванных от основного офиса. После покупки необходимых средств авансовые отчеты, а также подтверждающие документы поступают в бухгалтерию. Но по причине оторванности подразделений друг от друга зачастую случается так, что более поздние покупки фигурируют в отчетах раньше, чем совершенные еще до них. Разумеется, возникает вопрос о том, является ли это нарушением?

Для начала рассмотрим пункт положения о ведении кассовых операций. Там говорится о том, что сотрудник, потративший выданные ему средства, должен в срок не поздней 3-х дней после этого представить бухгалтерии подтверждающие документы. Создается впечатление, что в вышеописанной ситуации налицо нарушение.

Однако это не совсем так. В законодательстве такой пример не рассмотрен, и нет никакой ответственности за такие случаи. В законе нарушениями считаются только:

• -выход за пределы установленной в авансовом отчете суммы
• -неполной передачи в кассу не оприходованной наличности
• -при накоплении в кассе денежных средств свыше положенного.

Таким образом, в вышеизложенной ситуации нет признаков нарушения, как и нет ответственности бухгалтеров за возникновение такой ситуации.